Word文档分离与组合的技巧_Win10系统之家

在日常工作中，我们经常会遇到超大文档和零散文档，前者文件体积庞大，如果Word打开速度慢，就需要将其分离为较小的多个文档；后者则文件太小，内容很分散，又有必要将其按需组合成一个较大的文档。对于文档分离和组合，常规的方法是打开大文档，选择内容后另存为多个小文档；或者打开多个小文档，使用复制粘贴的方法组合为大文档，除了这些传统手段外，还有没有更为高效的方法呢？

大型文档 按需分离有高招

一些超大文档，比如一些长篇小说文档，如果连载内容很多，整个文档的体积就变得很大，这样打开加载的速度极慢，而且对于配置不高的机器来说很容易引起死机。对于这类文档，我们可以使用VBA脚本进行自动分割。

首先在Word 2016中打开需要处理的文档，假设文档名称为“大文档”，接着按下ALT+F11组合键，打开VBA编辑器，选择菜单“插入→模块”；然后粘贴如图所示的一段代码（代码下载地址为：http://pan.baidu.com/s/1miuhDJq）（图1）

图1 插入代码

键入F5运行，此时脚本会自动将原来文档按照一页一个文件的方法进行保存，当看到“文档分离结束！”对话框时，整个文档的分离就完成了。现在打开原来大文档的保存目录，可以在其中看到很多个类似“大文档_1”、“ 大文档_2”这样的小文件，每个文件内容是原来大文档的一页内容，现在打开这些小文档是不是快多了（图2）。

图2 按页分离文档

上述的方法只是将文档按页分离为小文档，如果需要将文档按照特定的章节分离，我们还可以使用Word的“拆分”功能完成。不过这要求文档是按照标准目录格式撰写文档（常规文档需要自行设置目录格式）。同上法打开需要分离的文档，点击“视图→大纲视图”，可以看到这篇文章是由“前言”、“功能”和“附录”三部分组成的文档，目录结构是2级目录（图3）。

图3 通过大纲查看文档目录

点击“显示文档”，将显示级别设置为“2级”，展开文档的二级目录，按照文档的实际要求将文档目录级别设置正确。接着全选1级目录内容，点击“创建”，创建子文档，然后再点击“拆分”，将文档按照一级目录进行拆分（图4）。

图4 拆分文档

文档拆分完毕就会在当前目录下看到3个子文档，每个子文档对应一个一级目录的章节，这样一个大型文档就按照目录章节进行了分离（图5）。

图5 查看拆分文档

装订成辑 高效完成文件整合

大文件需要分离，很多小文件有时则要整合为一个文件。比如在网上下载到很多寓言故事，每个简短小故事就是一个文档，没用几秒就读完一则，再打开另一个文档，比较繁琐，为了方便阅读，现在需要将下载的这些小寓言故事整合成一个文档。

首先将需要整合的文档全部保存在一个目录中，启动Word 2016并新建一个文档，点击“插入→对象→文件中的文字”，然后在打开的窗口中按住Ctrl键选择需要整合的文档，点击“插入”（图6）。

图6 插入多个文档

这样，所有选择的文档都会被自动插入到新建的文档中。这里需要注意的是，默认插入的顺序是按照选择顺序依次插入。因此，如果要对整合的文件进行排序，可以对文件进行批量重命名，然后根据文件名称序号依次插入（图7）。

图7 查看整合的文档次序

不过由于每个文档的字体、颜色和格式都不相同，这样整合的文档可能就拥有多种格式，为了方便整合后的阅读，打开整合后的文档按Ctrl+A全选，点击“开始→清除格式”，将文档所有格式清除，然后再设置一个统一的格式并保存即可（图8）。

图8 通过清除格式统一样样式